Na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy. Jeśli urząd gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia, zawiadamia na piśmie o tym fakcie osobę zainteresowaną .
Z przepisów wynika, ze w tym przypadku okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone to gospodarstwo rolne (art. 3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym).
Wojewódzki Sądu Administracyjnego w Lublinie w wyroku z dnia 23 stycznia 2025 r., III SA/Lu 727/24
„(…) zaświadczenie ma potwierdzać istnienie określonych faktów lub stanu prawnego, które organ jest w stanie stwierdzić wyłącznie na podstawie posiadanej dokumentacji. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 218 § 2 KPA, spełnia jedynie rolę pomocniczą i nie można go utożsamiać z postępowaniem dowodowym, o którym mowa w Dziale II KPA, kiedy to organ przed wydaniem decyzji ma obowiązek dokładnego ustalenia stanu faktycznego na podstawie oceny przeprowadzonych dowodów.(…)”
W orzeczeniu wskazano, ze zaświadczenie potwierdza stan ustalony, w źródłach, na których bazuje organ wydający zaświadczenie. Przedmiotem tego postępowania jest badanie, czy w ewidencji, rejestrach są dane, które mogą być podstawą wystawienia zaświadczenia. WSA wskazał, ze przedmiotem postępowania wyjaśniającego, o którym mowa w art. 218 § 2 KPA mogą być zatem okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów oraz stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ewentualnych ich dysponentów. Z orzeczenia WSA wynika, ze „(…) postępowanie wyjaśniające zgodnie z utrwalonym stanowiskiem orzecznictwa nie obejmuje przeprowadzania dowodu z zeznań świadków.(…)”
Wyrok NSA z dnia 30 kwietnia 2020 r., I OSK 1141/19
„(…) Zaświadczenie jest więc zatem wyłącznie przejawem wiedzy, nie zaś woli organu administracji i jako czynność faktyczna nie wywołuje skutków prawnych. Ze swojej istoty zaświadczenie ma potwierdzać istnienie określonych faktów lub stanu prawnego, które organ jest w stanie stwierdzić wyłącznie na podstawie posiadanej dokumentacji.(…).
Analiza kolejnych orzeczeń ujawnia dwie różne linie orzecznicze dotyczące procedury wydawania przez urzędy gmin zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym. Różnica dotyczy ustalenia czy w tym postępowaniu dopuszczalny jest dowód z zeznań świadków.
Fakt, że wykształciły się dwie linie orzecznicze potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 18 marca 2026 r., II SA/Po 883/25.
Jedna linia orzecznicza zgodnie z którą, przepis art. 3 ust. 3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, nie stanowi lex specialis wobec art. 218 § 2 k.p.a., na podstawie którego organ przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Wg tej koncepcji przepis art. 3 ust. 3 jest adresowany do organów orzeczniczych, pracodawców, czy rentowych a nie do organu wydającego zaświadczenie. (wyrok NSA z 10 grudnia 2018 r., sygn. I OSK 1477/18, wyrok NSA z 30 kwietnia 2020 r., sygn. I OSK 1141/19).
Zgodnie z drugą linią orzeczniczą przepis art. 3 ust.3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, stanowi lex specialis do art. 218 § 2 k.p.a., a to oznacza, ze organ wydający zaświadczenie w ramach postępowania wyjaśniającego może dokonywać ustaleń na podstawie zeznań co najmniej dwóch ww. świadków.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uznał, ze właściwa jest druga koncepcja druga. Jako uzasadnienie Sąd wskazał, ze ustawodawca „(…) w przepisie zamieszczonym w art. 3 ust. 3 u.w.o.p. przewidział sytuację, w której pomimo braku stosownych dokumentów, możliwe jest wydanie zaświadczenia o okresie pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym. Tym samym dopuszczona została możliwość nie tylko przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, ale wręcz udowodnienia tego faktu zeznaniami dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Rzeczą zrozumiałą jest, że powyższy sposób dowodzenia możliwy jest wówczas, gdy organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy zainteresowanej osoby w indywidualnym gospodarstwie rolnym. (…)” (Wyrok WSA w Poznaniu z dnia 18 marca 2026 r., II SA/Po 883/25)
W orzeczeniu Sąd wskazał, ze w przypadku gdy „(…) organ gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia to po to zawiadamia zainteresowaną osobę o tym fakcie pisemnie aby ta wskazała mu co najmniej dwóch świadków zamieszkujących “w tym czasie” na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Tylko organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia ma możliwość prostego zweryfikowania w swoich rejestrach i dokumentach faktu zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy “w tym czasie”, jak i wiarygodności ich zeznań (bliskości położenia gospodarstw, utrzymywania wzajemnych kontaktów itp.). Za taką interpretacją przemawia zatem zarówno literalne brzmienie ww. przepisów, jak i ich systematyka.(…)”.
Wyrok NSA z 6.03.2025 r., sygn. III OSK 127/22,
„(…) Zasadniczo zadaniem właściwego urzędu gminy jest przeprowadzenie kwerendy archiwalnej we wszystkich posiadanych ewidencjach i rejestrach oraz innych dokumentach i odpowiednio wydanie zaświadczenia, o ile okresy zatrudnienia znajdują tam potwierdzenie, bądź zawiadomienie wnioskodawcy o tym, że organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia. (…)”
„(…) jeżeli organ gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia to po to zawiadamia zainteresowaną osobę o tym fakcie pisemnie aby ta wskazała mu co najmniej dwóch świadków zamieszkujących “w tym czasie” na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Tylko organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia ma możliwość prostego zweryfikowania w swoich rejestrach i dokumentach faktu zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy “w tym czasie”, jak i wiarygodności ich zeznań (bliskości położenia gospodarstw, utrzymywania wzajemnych kontaktów itp.).(…)”
Podsumowując, wyrok NSA z 2020 r. oraz WSA w Lublinie z 2025 r. nakazują urzędom gmin odmówić wydania zaświadczenia, gdy brak jest dokumentów, natomiast wyrok WSA w Poznaniu z 2026 r. nakazuje w takiej sytuacji przesłuchać świadków i dążyć do wydania zaświadczenia na tej podstawie.
